Dropbox的資料分享運用

同一區域裡靠著網路芳鄰的分享是辦公室常見的手法之一，若是在異地隨身碟可能是目前分享資料的最佳媒介，但人因懶惰而帶動科技研發的動力，雲端的運用讓你可以在家裡也能分享檔案給遠方的朋友，Dropbox除了資料同步的功能外，還可以將資料與別人共同分享，也可將檔案產生一個連結傳送給別人，大大減輕了共享檔案的複雜作業，最重要的是沒有檔案大小與檔案格式的限制。

多台電腦或行動裝置自動同步是Dropbox的主要要訴求，但分享也是Dropbox的拿手絕活哦！不管是利用網頁還是Dropbox桌面應用軟體，都可以設定分享的資料夾，我必較喜歡使用Dropbox桌面應用軟體來設定分享資料夾，因為只要是在Dropbox指定的資料夾內，均可以設定同步與分享。以前資訊部門想要一起共同協作一些專案文件，大部分都是利用電子郵件來回方式郵寄與回覆，但是使用郵件方式沒有辦法即時同步，而且常常造成協同團隊的每個成員之檔案內容不同的窘境，再者郵件也會有單檔容量的限制，雖然目前也有一些人已改採Google Docs來協同運作，其實Dropbox的資料夾分享也可以達到協同處理的功效。

▼眾所皆知，安裝完Dropbox桌面應用軟體後，會在電腦產生一個與Dropbox伺服器自動同步的資料夾，這個Dropbox指定的資料夾，與檔案總管幾乎是完美結合，讓你一點也感覺不到是個外掛程式，就如同一般操作一樣，開啟檔案總管後到Dropbox指定的資料夾內，如我建立一個「分享的世界」資料夾，並在資料夾上按滑鼠右鍵，選擇【Dropbox】-> 【Share This Folder】來分享此資料。

▼此時會開啟瀏覽器並彈出一個分享的訊息窗，將想要分享的好友填入「invite collaborators to this folder」下方欄位內，多帳號輸入時其帳號間以逗號區隔，如下圖我邀請兩位好友來共享這個資料夾，而下方填入分享的訊息說明，按下〔Share folder〕來分享資料夾。

▼當把好友加入共享名單後，Dropbox並不是直接就將資料夾分享給好友，而是會發一封詢問的電子郵件，被邀請的好友如果還未有帳號，則會導入Dropbox的註冊畫面，若有Dropbox帳號，如下圖左邊的Sharing右邊會出現一個通知提示，點選〔Sharing〕進入即可看到有一個分享資料夾的邀請連結，請按下此邀請的連結。

▼如果被邀請的好友願意接受這個資料夾的分享，那就按下〔Accept〕，從此之後，這個資料夾上的任何內容均會同步所有接受邀請的電腦中，也就是說任何一個屬於這個資料夾的分享成員，只要對資料夾內新增、編修都會即時同步其他分享成員的電腦上。也可以換個角度來說，資料夾分享多少人，其實資料就是異地備份多少次。

▼共享資料夾是多方運作的模式，只要有一方尚未同意，尚未同意的好友是無法享受這資料夾的資料，你可以在「Sharing」看到有分享的資料夾，按下其右邊的「Option」再選擇「Members」即可看到這個資料夾的成員狀況，下圖中可以看出有3個成員，但其中一個尚未同意，所以僅會同步Dropbox伺服器與同意成員的電腦。